En más de 15 años de Nomads Events, hemos vivido todo tipo de situaciones. La producción de eventos es una profesión divertida y enriquecedora, pero también puede ser muy estresante, especialmente cuando se cometen errores que pueden afectar de una u otra manera a la calidad del evento y a la satisfacción y expectativas del cliente.
En general, lo más frustrante que puede pasar es que se cometan errores predecibles o problemas que no se han anticipado previamente. Para que un evento salga perfecto se deben ligar bien todos los detalles y asegurarse de que somos lo bastante flexibles y rápidos para que, en caso de necesidad, podamos reaccionar y resolver rápidamente cualquier imprevisto que se presente.
Aquí tienes 5 ejemplos de errores frecuentes en la organización de eventos que no querrás cometer.
No tener claros los objetivos del evento
Este es el primer paso a considerar cuando estamos trabajando en la creación de un evento, la razón por la que nuestro cliente nos ha contratado y lo que espera que se cumpla de manera satisfactoria.
Por lo general son las empresas las que ponen los objetivos generales del evento, pero es
importante saber guiar a nuestros clientes en caso de que necesiten acabar de ligar sus objetivos secundarios o el tipo de actividades que quieren llevar a cabo para así poder sugerir las mejores opciones adaptadas a su caso en particular.
La confianza empieza con una visión clara desde el principio.
No tener en cuenta el presupuesto máximo establecido
Junto a los objetivos, el presupuesto es un factor clave en el desarrollo de un evento. Debemos ser muy estrictos con los números, pues marcarán la calidad del evento, el enfoque que queramos darle, el proceso de producción y finalmente, el resultado final.
Hablar abiertamente del presupuesto del que dispone nuestro cliente para la realización del evento es fundamental para mantener un buen entendimiento, una relación constante de cordialidad y una visión realista de lo que son las expectativas y la realidad en función de dicho presupuesto.
Informar con antelación al cliente de los costes de la producción evitará sorpresas de última hora, alineará los objetivos y obtendrá en general no sólo buenos resultados sino la posibilidad de mejorar y ajustar los costes de la mejor manera posible para otros eventos.
No contar con un plan B en caso de necesidad
¿Qué pasa en caso de lluvia cuando estamos organizando un evento exterior? ¿Podemos contar con un espacio interior al que podamos trasladar rápidamente a los invitados? Debemos cerciorarnos de que estas preguntas están respondidas antes del evento, puesto que de lo contrario, improvisar un plan alternativo sobre la marcha puede resultar en un auténtico caos.
La mejor forma de prever los posibles conflictos es repasar paso a paso todo lo que tenemos previsto y planeado, y pensar qué tipo de conflicto puede surgir en cada tipo de actividad incluida en la agenda. Una vez identificados los conflictos, pensar qué posibles soluciones podemos encontrar o a las que podemos recurrir en caso de necesidad.
Anticiparse a los acontecimientos es la mejor manera de estar preparados para solucionar conflictos que puedan darse en el directo.
No innovar o intentar presentar una propuesta única y personalizada para el cliente
Cada nuevo evento es una oportunidad única para ofrecer una experiencia inolvidable, y es por ello que cada nueva propuesta debe tratarse de manera individual y personalizada. Intentar replicar un evento una y otra vez no sólo hará que la calidad de la actividad sea baja, sino que dará la impresión de ser un producto estándar de poca calidad.
La innovación en producción de eventos es un concepto clave, y es por ello que debemos estar siempre al día de las últimas tendencias y novedades del sector con el fin de mejorar la experiencia de nuestros clientes y ofrecer propuestas memorables. Porque, ¿qué sería de la originalidad sin tener esto en cuenta?
No tener en cuenta las dietas y necesidades alimentarias especiales
Este es un error que puede tener no sólo consecuencias graves a nivel de salud sino también reducir notablemente la calidad de los eventos.
Dado que cada día la importancia de la alimentación tiene más peso y puesto que cada vez son más las personas que deciden optar por un tipo de dieta alternativa, sea por cuestiones de salud o por cuestiones culturales, debemos responder acorde a sus expectativas.
Tener en cuenta una oferta gastronómica adaptable a las necesidades de los asistentes es esencial, y se les debe comunicar con antelación que disponen de ella y cómo deben identificarse con el fin de tener acceso a ella.
Una buena manera de anticipar las dietas y necesidades especiales es preguntando a los asistentes si tienen algún tipo de alergia o intolerancia seria que se deba tener en cuenta, o si optan usualmente por una dieta vegana o vegetariana.
No hacer un feedback con el equipo tras cada evento
Tanto si eres la persona responsable de organizar el evento en tu empresa como si cuentas con ayuda de una agencia de eventos, en ambos casos es muy importante hacer una sesión de feedback para identificar los puntos positivos y negativos que se pueden presentar.
Evitar fallos en la comunicación interna es esencial, y remediar los pequeños conflictos o malentendidos solo puede resolverse a través de un diálogo sincero y abierto.
