Categoría: Business

En más de 15 años de Nomads Events, hemos vivido todo tipo de situaciones. La producción de eventos es una profesión divertida y enriquecedora, pero también puede ser muy estresante, especialmente cuando se cometen errores que pueden afectar de una u otra manera a la calidad del evento y a la satisfacción y expectativas del cliente. 

En general, lo más frustrante que puede pasar es que se cometan errores predecibles o problemas que no se han anticipado previamente. Para que un evento salga perfecto se deben ligar bien todos los detalles y asegurarse de que somos lo bastante flexibles y rápidos para que, en caso de necesidad, podamos reaccionar y resolver rápidamente cualquier imprevisto que se presente.

Aquí tienes 5 ejemplos de errores frecuentes en la organización de eventos que no querrás cometer. 

No tener claros los objetivos del evento

Este es el primer paso a considerar cuando estamos trabajando en la creación de un evento, la razón por la que nuestro cliente nos ha contratado y lo que espera que se cumpla de manera satisfactoria. 

Por lo general son las empresas las que ponen los objetivos generales del evento, pero es

importante saber guiar a nuestros clientes en caso de que necesiten acabar de ligar sus objetivos secundarios o el tipo de actividades que quieren llevar a cabo para así poder sugerir las mejores opciones adaptadas a su caso en particular. 

La confianza empieza con una visión clara desde el principio. 

No tener en cuenta el presupuesto máximo establecido

Junto a los objetivos, el presupuesto es un factor clave en el desarrollo de un evento. Debemos ser muy estrictos con los números, pues marcarán la calidad del evento, el enfoque que queramos darle, el proceso de producción y finalmente, el resultado final. 

Hablar abiertamente del presupuesto del que dispone nuestro cliente para la realización del evento es fundamental para mantener un buen entendimiento, una relación constante de cordialidad y una visión realista de lo que son las expectativas y la realidad en función de dicho presupuesto. 

Informar con antelación al cliente de los costes de la producción evitará sorpresas de última hora, alineará los objetivos y obtendrá en general no sólo buenos resultados sino la posibilidad de mejorar y ajustar los costes de la mejor manera posible para otros eventos. 

No contar con un plan B en caso de necesidad

¿Qué pasa en caso de lluvia cuando estamos organizando un evento exterior? ¿Podemos contar con un espacio interior al que podamos trasladar rápidamente a los invitados? Debemos cerciorarnos de que estas preguntas están respondidas antes del evento, puesto que de lo contrario, improvisar un plan alternativo sobre la marcha puede resultar en un auténtico caos. 

La mejor forma de prever los posibles conflictos es repasar paso a paso todo lo que tenemos previsto y planeado, y pensar qué tipo de conflicto puede surgir en cada tipo de actividad incluida en la agenda. Una vez identificados los conflictos, pensar qué posibles soluciones podemos encontrar o a las que podemos recurrir en caso de necesidad. 

Anticiparse a los acontecimientos es la mejor manera de estar preparados para solucionar conflictos que puedan darse en el directo. 

No innovar o intentar presentar una propuesta única y personalizada para el cliente

Cada nuevo evento es una oportunidad única para ofrecer una experiencia inolvidable, y es por ello que cada nueva propuesta debe tratarse de manera individual y personalizada. Intentar replicar un evento una y otra vez no sólo hará que la calidad de la actividad sea baja, sino que dará la impresión de ser un producto estándar de poca calidad. 

La innovación en producción de eventos es un concepto clave, y es por ello que debemos estar siempre al día de las últimas tendencias y novedades del sector con el fin de mejorar la experiencia de nuestros clientes y ofrecer propuestas memorables. Porque, ¿qué sería de la originalidad sin tener esto en cuenta?

No tener en cuenta las dietas y necesidades alimentarias especiales

Este es un error que puede tener no sólo consecuencias graves a nivel de salud sino también reducir notablemente la calidad de los eventos. 

Dado que cada día la importancia de la alimentación tiene más peso y puesto que cada vez son más las personas que deciden optar por un tipo de dieta alternativa, sea por cuestiones de salud o por cuestiones culturales, debemos responder acorde a sus expectativas. 

Tener en cuenta una oferta gastronómica adaptable a las necesidades de los asistentes es esencial, y se les debe comunicar con antelación que disponen de ella y cómo deben identificarse con el fin de tener acceso a ella. 

Una buena manera de anticipar las dietas y necesidades especiales es preguntando a los asistentes si tienen algún tipo de alergia o intolerancia seria que se deba tener en cuenta, o si optan usualmente por una dieta vegana o vegetariana. 

No hacer un feedback con el equipo tras cada evento

Tanto si eres la persona responsable de organizar el evento en tu empresa como si cuentas con ayuda de una agencia de eventos, en ambos casos es muy importante hacer una sesión de feedback para identificar los puntos positivos y negativos que se pueden presentar.

Evitar fallos en la comunicación interna es esencial, y remediar los pequeños conflictos o malentendidos solo puede resolverse a través de un diálogo sincero y abierto. 

¿Tienes alguna otra actividad en mente o te gustaría consultarnos tu caso en particular?

Ponte en contacto y escucharemos tus ideas a fin de poder convertirlas en una realidad. 

→ info@nomadsevents.com

Las Islas Baleares son uno de los destinos más llamativos para el turismo general, y también ofrecen múltiples posibilidades para aquellas empresas que quieran ofrecer una experiencia diferente a sus equipos o invitados especiales. 

Hemos visitado Palma de Mallorca y la Serra de Tramuntana para conocer de primera mano todas los servicios, actividades y entretenimiento que ofrece la isla para organizar eventos corporativos, congresos, off-sites y teambuildings de todo tipo. Desde hoteles y restaurantes, hasta actividades culturales, de ocio y visitas guiadas: no nos hemos dejado ningún rincón de la isla inexplorado.

El Palau de Congressos de Mallorca nos da aire para los grandes eventos y congresos. La hotelería de la isla está completamente renovada y con una apuesta muy fuerte hacia la sostenibilidad.

A continuación os presentamos algunas ideas de qué  hacer en Mallorca, y un amplio reportaje fotográfico que os animará a decidiros y a empezar a hacer las maletas. 

Hoteles 

Palma de Mallorca ofrece un amplio abanico hotelero, con instalaciones especialmente pensadas para recibir a equipo o acoger ponencias, y con servicios completos y adaptados a las necesidades de cada tipo de cliente.

Tanto los espacios interiores como los exteriores, así como las zonas de ocio y restauración forman un conjunto atractivo que permite tanto trabajar con desconectar cómodamente.

Restaurantes y gastronomía local

La gastronomía de la isla es un atractivo que fascina a todo tipo de perfiles. Algunos restaurantes de la zona ofrecen menús adaptados a grupos de trabajo, teniendo en cuenta todas las necesidades o preferencias alimentarias. Conocimos las  mejores fincas privadas “Possessions” para hacer eventos privados. Grandes jardines, bodegas donde alojar el evento y mucha historia.

Desde caterings sencillos hasta menús con estrella Michelin  tipo cocktail o banquete, nos hemos dejado sorprender por la variada oferta de gran calidad que ofrecen los restauradores, siempre con un servicio excelente y calidez en el trato.

Artesanía, talleres y catas para equipos

Mallorca también ofrece numerosas actividades didácticas para grupos de todos los estilos y tamaños.

Podemos realizar talleres de artesanía local, catas de aceite y vinos, talleres de cocktelría, ipad rallys por la ciudad o teambuildings con un itinerario que sorprenda a nuestros asistentes.

Visitas y rutas por el casco antiguo 

Visitar el casco antiguo de la ciudad de Palma de Mallorca  y perderse entre sus callejuelas es una de las opciones más sencillas y entretenidas si se quiere desconectar del trabajo por algunas horas o hacer compras en los comercios locales. La visita privada a la catedral y  edificios modernistas,  la ruta guiada por los principales monumentos es una actividad adaptable en el tiempo, que podemos reservar en función de la disponibilidad horaria del grupo.

Recomendamos la visita guiada por Serra de Tramuntana, coger el ferrocarril antiguo para llegar al fascinante Sóller y trazar caminos para el senderismo o rutas en bici para los invitados.

Espacios para congresos, ponencias y encuentros al aire libre

La isla ofrece diversas localizaciones interesantes en las que resulta fácil acoger grupos grandes que quieran reunirse y comer sin moverse del espacio. Las casas estilo campestre o los pabellones y salones de congreso ofrecen todas las comodidades para que los invitados no tengan que desplazarse.

¿Quieres organizar un viaje a Mallorca junto a tu equipo? Tenemos varias propuestas que podemos personalizar para que viváis una experiencia inmersiva e inolvidable en un entorno idílico.

Ponte en contacto y escucharemos tus ideas a fin de poder convertirlas en una realidad. 

→ info@nomadsevents.com